Informationen

Kunde: FaF gGmbH
Tätigkeit(en): Unternehmensberatung & Seminare
Datum: 2019

Link zum Kunden

https://www.faf-gmbh.de/

Projektumfang:

Digitalisierung der Verwaltung

 

Projetmanagement

  • Kommunikationsplattform (Global, Projekt, Aufgabe, Bereich und Persönlich)
  • Automatisches Aufgabenmanagement
  • Projektmanagementtool (Gantt & Kanban)
  • Wiedervorlagen

Mitgliederverwaltung

  • Onboarding neuer Mitglieder
  • Verwaltung von Mitgliedbeiträgen
  • Austritt von Mitgliedern

Seminarverwaltung

  • Automatische Seminarverwaltung (Warteliste, Zertifikate, Bestätigungen etc.)
  • Onlineanmeldung mit Verknüpfung an die digitale Verwaltung

Buchhaltung und Rechnungswesen

  • Ausgaben- und Reisekostenabrechnung mit Projekten bzw. Kostenstellen
  • Automatische Angebots-/Rechnungserstellung mit Anbindung an FiBu (SevDesk)

Das Projekt im Detail

Die FAF ist eine gemeinnützige Unternehmensberatung für Inklusionsbetriebe und für die Qualifizierung der Führungs- und Leitungsebenen. Sie bietet betriebswirtschaftliche Beratung bei der Gründung von inklusiven Betrieben wie auch Beratungs- und Bildungsleistungen für inklusive Belegschaften und unterstützt nachhaltig die Einbeziehung von Menschen mit Behinderung in das Arbeitsleben.

Als eines der führendenden Beratungsunternehmen für Inklusionsbetriebe trat die FAF mit mehreren Wünschen an uns heran. Für das Unternehmen stand die Vereinfachung und Digitalisierung der internen Prozesse zunächst im Vordergrund: Die FAF wünschte sich ein teilautomatisiertes Projektmanagement mit vordefinierten Aufgaben, die einen Bezug zu den Daten des CRM vorweisen. Außerdem sollte die interne Kommunikation durch simple Chats und differenzierte Newsfeeds (Global/Abteilungen) vereinfacht werden. Bitrix24 konnte als Lösung vollumfänglich überzeugen und rasch fiel die Entscheidung zu einer Ausweitung des Projekts: Die eigens eingerichtete Arbeitsgruppe ‚Digitalisierung/Bitrix24‘ und die Geschäftsführung entschlossen sich für umfassende Integrationen und Automatisierungen. Bitrix24 sollte als zentrales System hierbei zahlreiche Aufgaben übernehmen.

Wir verlagerten die Buchhaltung nach SevDesk und verknüpften sie via API mit Bitrix24. Nur so war es möglich, automatisch GOBD-konforme Rechnungen zu versenden. Ferner wurden Workflows für Mittelabfragen und Zwischenrechnungen implementiert, wodurch sämtliche Prozesse um die Faktura vereinfacht und Mitarbeiter signifikant entlastet werden konnten.
Nachdem die Buchhaltung völlig autonom die verschiedenen Abrechnungen gegenüber dem Endkunden (teilweise öffentliche Kostenträger) übernommen hatte, eröffneten sich weitere Möglichkeiten zur Prozessoptimierung: Das bislang genutzte interne Abrechnungs- und Reisekostentool sollte abgelöst werden. Wir entwickelten hierzu eine Bitrix24-kompatible Applikation, die eine direkte Kostenallokation in den Projekten ermöglicht.
 
Bitrix24 ersetzte schließlich auch das von der FAF selbst entwickelte Tool zur Verwaltung von Schulungen und Seminaren. Über das Projektmodul werden die Seminare nun fortlaufend durch individuelle Listen abgewickelt. Mit Hilfe einer API war es uns zudem möglich, die erstellten Seminarinhalte von Bitrix24 mit der entsprechenden WordPress-Instanz zu verknüpfen.
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